Beberapa Kesalahan dalam Surat Dinas

Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.

Itulah sepenggal kalimat dalam penutup sebuah surat dinas. Sekilas memang tidak ada yang salah dalam kalimat tersebut. Bahkan kalimat tersebut sudah sangat lazim digunakan di berbagai kantor/instansi/lembaga (berdasarkan surat-surat dinas yang pernah saya baca). Bahwa maksud dari kalimat tersebut, si pengirim surat ingin mengucapkan terima kasih atas perhatian yang telah diberikan oleh si penerima surat. Namun sebenarnya pemilihan kata-kata tersebut tidak tepat.

Beberapa kali membaca buku maupun literatur yang membahas tentang tata cara penulisan surat atau naskah dinas, saya dapat memastikan bahwa sebenarnya kalimat tersebut salah. Apabila si penulis surat (dalam hal ini adalah instansi, karena merupakan surat dinas) maka kalimat yang lebih tepat apabila tetap menggunakan pilihan kalimat seperti itu adalah :

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. atau Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Mengapa akhiran nya diganti dengan Saudara atau Bapak? Surat adalah salah satu bentuk komunikasi satu arah antara pengirim dan penerima surat, sehingga yang diperlukan adalah kata ganti orang pertama (pengirim) dan kata ganti orang kedua (penerima). Nya adalah kata ganti orang ketiga, sehingga yang benar adalah menggunakan kata ganti orang kedua (anda atau kamu). Dikarenakan ini adalah surat dinas yang lebih mengutamakan kata-kata yang mengedepankan rasa estetika, maka sebaiknya diganti dengan kata sapaan (Saudara atau Bapak atau Ibu). Penulisan kata sapaan pun harus dengan menggunakan huruf besar.

Mengapa awalan di pada kata ucapkan diganti dengan kami. Yang mengucapkan terima kasih adalah si pengirim surat, sehingga kata yang tepat adalah kata ganti orang pertama yaitu saya atau aku. Dikarenakan surat dinas merepresentasikan instansi atau organisasi, maka perlu diperhalus dengan menggunakan gaya bahasa pluralis maiestatis, yaitu dengan menggunakan kata kami.

Selain kesalahan di atas, kesalahan-kesalahan yang masih sering kita jumpai adalah :

1. Dalam pokok surat, masih sering kita jumpai tulisan Lampiran : - karena memang tidak ada yang dilampirkan. Dalam hal surat yang kita kirimkan tidak ada lampirannya, maka seharusnya kata lampiran tidak perlu kita tulis dalam pokok surat;
2. Penulisan tujuan surat, sering kita temui, Kepada Yth. Bapak Drs. Hadi Sutrisno Kepala Badan Atom Nasional. Penulisan ini salah. Penulisan yang betul adalah tidak perlu menggunakan kata kepada, cukup seperti ini ;
   Yth. Bapak Hadi Sutrisno, atau
   Yth. Drs Hadi Sutrisno, atau
   Yth. Kepala Badan Atom Nasional
3. Penggunaan kata Bersama surat ini.... dan Dengan surat ini..... Sering kita temui penggunaan kata-kata tersebut yang tidak tepat. Apabila surat kita mempunyai maksud menyampaikan sesuatu yang sifatnya adalah benda yang ada dalam lampiran surat maka kata yang tepat adalah menggunakan Bersama surat ini...., namun apabila hanya menyampaikan maksud dan tujuan sebagaimana diuraikan dalam isi surat (tanpa lampiran) maka kita menggunakan Dengan surat ini..... .

Mungkin masih banyak kesalahan-kesalahan lain yang kita temui, namun sedikit yang saya tulis di atas semoga bermanfaat.

tulisanku, 11-02-2011, 13.00 WIB